LES BONNES PRATIQUES WORD

Vous trouverez ci-dessous le résumé de toutes les bonnes pratiques à adopter pour utiliser Word comme un pro sans plus perdre de temps avec les ascenseurs de fenêtres, la barre d’espace, les tabulations ou des copier/coller incessants :

1. Le premier principe absolu de toute mise en page est de taper tout le texte “au kilomètre”, ou de le copier/coller d’ailleurs en texte brut, puis de s’occuper ensuite de sa mise en forme. Voir Mise en Forme du Texte et des Paragraphes.

2. Pensez à modifiez une fois pour toute tous les paramètres par défaut du modèle Normal.dotm de Word si ceux imposés par Microsoft ne vous conviennent pas. Vous gagnerez du temps. Tous vos nouveaux documents auront alors le format de base que vous souhaitez vraiment aux niveaux de la police, du paragraphe, des styles et de la mise en page par défaut sans avoir à les modifier constamment. Voir Modifier les paramètres par défaut pour les nouveaux documents.

3. Pensez à utiliser le Styles pour automatiser vos mises en page. Onglet Accueil / bloc Styles. Voir Styles, Création et Personnalisation et Devenez un Pro des Styles dans Word.

4. L’utilisation des Styles vous permettra également de concevoir des tables des matières automatiques. Onglet Références / Table des matières. Voir Insérer une Table des Matières.

5. Si vous insérer plusieurs images dans un documents, pensez à y associer une légende, Onglet Références / Insérer une légende. Cela vous permettra de créer où vous voulez une table des illustrations automatique, Onglet Références / Insérer une table des illustrations. Voir Ajouter, Formater ou Supprimer des Légendes et Insérer une Table des illustrations.

6. Ayez toujours le réflexe Tableau dans Word ! Mise en page sur plusieurs colonnes, alignement de textes, d’images ou d’objets à gauche, au milieu ou à droite de la page, en entête ou en bas de page, l’outil Tableau sera toujours le meilleur moyen de réussir simplement et rapidement toutes vos mises en page complexes. Il suffira à la fin de supprimer les bordures du tableau pour n’y voir que du feu. Onglet Insertion / Tableau. Voir Devenez un Pro des Tableaux dans Word.

7. Pensez à utiliser les blocs de construction et le composant QuickPart de Word pour insérer quand vous en avez besoin n’importe quel bloc que vous aurez enregistré auparavant, une signature, une formule de politesse, un logo, un entête, un tableau entier, etc.. Onglet Insertion / bloc Texte / composant QuickPart. Voir Utiliser les composants QuickPart et l’insertion automatique dans Word.

8. Les nouvelles versions de Word permettent de modifier directement un document au format PDF, qu’il soit natif ou scanné. Plus besoin de la version Pro d’Adobe Reader ou d’outil en ligne de type Clever PDF. Onglet Fichier / Ouvrir puis sélectionnez votre fichier PDF. Voir Modifier un PDF avec Word.

9. Remplacez automatiquement une expression, un mot ou une mauvaise ponctuation qui apparaît plusieurs fois dans un document avec la commande de l’Onglet Accueil / Edition / Remplacer. Voir Rechercher et Remplacer un Texte.

10. Utilisez les notes de bas de page et de fin de document pour préciser vos références. Onglet Références / Insérer une note de bas de page ou Insérer une note de fin. Voir Ajouter des Notes de bas de page et des Notes de fin.

11. Utilisez les sections pour individualiser la mise en forme de vos pages comme l’orientation, les entêtes ou les bas de page, ou encore le colonage. Onglet Mise en page / Saut de page / Page suivante. Voir Insérer un saut de Section.

12. Créez un modèle de document pour concevoir une matrice réutilisable à volonté, par vous et votre organisation dans le cas d’une charte graphique existante ou de documents redondants. Onglet Fichier / Enregistrer sous / Modèle Word. Voir Créer une Modèle Word.

13. Utilisez le rédacteur pour vérifier vos textes et vous assister dans la rédaction de vos contenus, dans Word ou dans Outlook. Onglet Accueil / Rédacteur. Voir Le Rédacteur, l’IA de Word.

14. Utilisez la nouvelle fonctionnalité de transcription présente dans les dernières version de Word qui vous permet de transcrire en texte un enregistrement instantané ou un fichier au format MP3, WAV, MP4 ou M4A. Onglet Accueil / Dicter / Transcrire. Voir Transcrire vos enregistrements avec Word.

15. Enfin, pensez à l’intelligence artificielle et aux ChatBot Copilot et ChatGPT pour vous assister dans la génération de tous vos contenus. Voir Utilisation de ChatGPT avec Word et Copilot pour Word. Voir également le site bonprompt.com pour aller plus loin avec l’IA.

Résumé des bonnes pratiques Word :

• Ajouter des Notes de bas de page et des Notes de fin

• Ajouter, Formater ou Supprimer des Légendes

• Composants rapides ou blocs QuickPart dans Word

• Créer une Modèle Word

• Insérer un Saut de Section

• Insérer un Tableau

• Insérer une Table des illustrations

• Insérer une Table des Matières

• Le Rédacteur, l’IA de Word

• Les Bonnes Pratiques Word

• Mettre en Forme un Tableau

• Mise en Forme du Texte et des Paragraphes

• Modifier les paramètres par défaut pour les nouveaux documents

• Modifier un PDF avec Word

• Styles, Création et Personnalisation

• Transcrire vos enregistrements avec Word

• Trouver ce dont vous avez besoin avec la Recherche Word

• Utiliser les composants QuickPart et l’insertion automatique dans Word

• Vérifiez la grammaire et l’orthographe dans Word

• Utilisation de ChatGPT avec Word

• Copilot pour Word